Näin kirjoitat ammattimaisia sähköposteja englanniksi: käytännön opas

Näin kirjoitat ammattimaisia sähköposteja englanniksi: miksi useimmat sähköpostiohjeet epäonnistuvat

Ammattimaisen sähköpostin kirjoittaminen englanniksi ei ole sanavarastokysymys, mutta useimmat ohjeet kohtelevat sitä sellaisena. Ne antavat sinulle listan fraaseja kuten "I hope this email finds you well" ja kehottavat opettelemaan ne ulkoa. Sitten istut alas kirjoittamaan ja huomaat, ettet edelleenkään tiedä, miten sanot sen yhden asian, joka sinun oikeasti pitäisi sanoa.

Ongelma on siinä, että sähköposti ei ole sanavarastotesti. Työpaikkaviestinnän tutkimus osoittaa, että lukijat arvioivat sähköposteja selkeyden ja ymmärrettävyyden perusteella paljon enemmän kuin muodollisuuden tai hienostelevan sanamuodon perusteella. Viestisi lukija haluaa tietää kaksi asiaa: mitä haluat ja mitä hänen pitäisi tehdä asialle. Kaikki muu on koristelua.

Tavoitteena ei siis ole kuulostaa vaikuttavalta. Tavoitteena on tulla ymmärretyksi ensimmäisellä lukukerralla, henkilön toimesta, joka todennäköisesti silmäilee viestiä samalla kun tekee kolmea muuta asiaa. Kun hyväksyt tämän, ammattimaisen sähköpostin kirjoittaminen englanniksi muuttuu paljon yksinkertaisemmaksi. Rakennat pientä joukkoa rakenteita, et suurta joukkoa fraaseja.

Otsikko tekee suurimman työn

Otsikko on ensimmäinen asia, jonka lukija näkee, ja usein se ratkaisee, avaako hän sähköpostin lainkaan. Sähköpostien avausprosentteja koskevat tutkimukset osoittavat johdonmukaisesti, että täsmälliset ja kuvaavat otsikot päihittävät epämääräiset tai nokkelat. "Quick question" ei kerro lukijalle mitään. "Kysymys maaliskuun laskusta" kertoo tarkalleen, mihin hän on astumassa.

Hyvä otsikko vastaa yhteen kysymykseen: mistä tämä sähköposti kertoo? Kirjoita se vasta kun olet kirjoittanut varsinaisen tekstin, ei ennen. Silloin tiedät, mitä oikeasti sanoit, ja otsikosta tulee tiivistelmä arvauksen sijaan.

Pidä se tarpeeksi lyhyenä luettavaksi puhelimella, jolla suurin osa ammattimaisesta sähköpostista nykyään luetaan. Tavoittele kuutta, kahdeksaa sanaa. Käytä verbiä kun mahdollista, sillä verbit kertovat lukijalle, mitä pyydetään: "Pyyntö tarkistetusta tarjouksesta", "Vahvistus perjantain kokouksesta", "Päivitys projektin aikataulusta".

Vältä sanoja, jotka laukaisevat roskapostisuodattimia tai kuulostavat markkinoinnilta: "kiireellinen", "tärkeä", "!!!", versaalit. Jos sähköposti on aidosti kiireellinen, kiireellisyyden pitäisi tulla sisällöstä ja ajoituksesta, ei otsikosta, joka huutaa lukijalle.

Näin aloitat kuulostamatta kiusaantuneelta

Aloitusrivi on kohta, jossa useimmat kielenoppijat jähmettyvät. Heille on opetettu, että jokaisen ammattimaisen sähköpostin on alettava lämpimällä tervehdyksellä ja kohteliaalla kysymyksellä lukijan vointista. Tuloksena on seinä tyhjiä kohteliaisuuksia ennen kuin varsinainen viesti edes alkaa.

Sinun ei tarvitse kysyä kuulumisia jokaisessa sähköpostissa. Jos kirjoitat henkilölle, jonka kanssa vaihdat sähköposteja säännöllisesti, tai jatkat olemassa olevaa ketjua, voit mennä suoraan asiaan. "Kiitos eilisestä viestistäsi" tai "Palatakseni tämän aamun puheluun" on täydellinen aloitus. Se on kohtelias, lämmin ja vie asiaan yhdellä rivillä.

Kun haluat tervehdyksen, pidä se yksinkertaisena ja sovita se suhteeseen. "Dear Mr Chen" tai "Dear Ms Patel" muodolliseen ensikontaktiin. "Hello Anna" tai "Hi Anna", kun suhde on jo vakiintunut. Käyttökelpoinen nyrkkisääntö: peilaa sitä muodollisuuden tasoa, jota toinen osapuoli käyttää. Jos hän allekirjoittaa "Best", sinun ei tarvitse kirjoittaa "Dear Sir or Madam".

Ainoa aloitus, joka kannattaa jättää eläkkeelle, on "I hope this email finds you well". Se ei ole väärin, mutta sitä on käytetty niin usein, että se luetaan nykyään täytteeksi. Täsmällinen aloitus voittaa aina yleispätevän, koska se osoittaa, että kirjoitat juuri tälle henkilölle juuri tästä asiasta etkä lähetä mallipohjaa.

Yksi asia per sähköposti

Yleisin rakenteellinen virhe on yrittää tehdä liikaa yhdessä sähköpostissa. Esität kysymyksen, ehdotat muutosta, pyydät dokumenttia ja mainitset aikatauluristiriidan, kaikki neljässä kappaleessa. Lukija vastaa yhteen neljästä asiasta, ja kolme muuta katoaa.

Jokaisessa sähköpostissa pitäisi olla yksi pääasia. Jos sinun todella täytyy nostaa esiin neljä erillistä asiaa, lähetä neljä sähköpostia tai numeroi ne selkeästi yhteen sähköpostiin ja hyväksy, että vastaus tulee hitaammin. Yhden asian sääntö ei ole lyhyyden vuoksi lyhyyttä. Siinä on kyse siitä, että vastaaminen tehdään helpoksi, ja helpot vastaukset tulevat lähetetyiksi.

Rakenna runko tämän yhden asian ympärille. Kerro se ensimmäisessä lauseessa. Anna tarvittava tausta tai yksityiskohdat keskellä. Lopeta siihen konkreettiseen toimenpiteeseen, jonka tarvitset lukijalta. Jokaisen lauseen on ansaittava paikkansa auttamalla lukijaa ymmärtämään tai toimimaan tämän yhden asian suhteen.

Tämä muuttaa myös sitä, miten ajattelet pituutta. Lyhyt sähköposti, joka on sekava, on huonompi kuin pitkä sähköposti, joka on selkeä. Karsi kaikki, mikä ei palvele pääasiaa, mutta pidä kaikki, mikä palvelee. Tavoite on selkeys, ei lyhyys.

Fraasit, jotka kuulostavat luontevilta (ja ne, joita kannattaa välttää)

Et tarvitse suurta fraasivalikoimaa kirjoittaaksesi ammattimaisia sähköposteja englanniksi. Tarvitset pienen joukon, jota käytät itsevarmasti, sekä tietoisuuden fraaseista, jotka paljastavat kirjoittajan ei-natiiviksi tai liian jäykäksi.

Tässä ovat opettelemisen arvoiset työjuhdat, ryhmiteltyinä tehtävän mukaan.

• Pyynnön esittäminen: "Could you please send me...", "Would you be able to...", "I would appreciate it if you could..."
• Tiedon antaminen: "Please find attached...", "Just to confirm...", "As we discussed..."
• Perään kysyminen: "I am writing to follow up on...", "Do you have any update on..."
• Anteeksi pyytäminen: "I apologise for the delay", "Sorry for the confusion", "Thank you for your patience"
• Pyyntöön suostuminen: "Of course", "I would be happy to", "That works for me"

Sitten fraasit, joita kannattaa välttää. "Kindly do the needful" ja "Please do the needful" ovat laajalti käytössä joillakin alueilla, mutta kuulostavat monien englanninpuhujien korvaan oudoilta tai vanhanaikaisilta. "I am awaiting your response" kuulostaa kärsimättömältä. "As per my last email" on passiivis-aggressiivinen. "Revert back" on tarpeeton, koska "revert" tarkoittaa jo palaamista.

Vielä yksi ansa: idiomien kääntäminen suoraan äidinkielestä. Ilmaus, joka on täysin luonteva suomeksi, kuulostaa englanniksi usein hämmentävältä tai jopa töykeältä. Epävarmassa tilanteessa sano asia suoraan. Selkokielisyyden tutkimus vahvistaa, että suoraviivainen ilmaisu ei ole koskaan väärä valinta ammattimaisessa sähköpostissa.

Jos olet epävarma siitä, kuulostaako haluamasi fraasi luontevalta, sano se ensin ääneen. Jos et sanoisi sitä henkilölle kasvokkain, älä kirjoita sitä sähköpostiin. Tässä auttaa harjoittelu tekoälypohjaisen englannin opettajan kanssa: voit luonnostella fraasin, saada palautetta siitä, kuulostaako se luontevalta, ja nähdä korjatun version samassa keskustelussa.

Näin lopetat ja allekirjoitat

Lopetuksessa kerrot lukijalle, mitä tapahtuu seuraavaksi. Ammattimainen sähköposti, joka päättyy ilman selkeää seuraavaa askelta, jättää lukijan epävarmaksi siitä, pitäisikö hänen vastata, toimia vai vain kuitata viesti. Lopeta aina siihen toimenpiteeseen, jonka tarvitset, mahdollisimman selkeästi ilmaistuna.

"Please let me know if Thursday works for you." "I would appreciate your feedback by Friday." "Could you confirm receipt of the attached file?" Jokainen näistä antaa lukijalle konkreettisen tehtävän, ja juuri niin hyvän lopetuksen kuuluukin tehdä.

Valitse sitten allekirjoitus, joka sopii suhteen sävyyn. "Best regards" ja "Kind regards" ovat turvallisia lähes missä tahansa ammattitilanteessa. "Best" on lämpimämpi ja sopii, kun olette vaihtaneet muutaman sähköpostin. "Sincerely" on muodollinen ja hieman vanhanaikainen, mutta edelleen oikein hyvin muodollisessa kirjeenvaihdossa. "Thanks" toimii, kun olet todella pyytänyt jotain, koska se toimii samalla viimeisenä kuittauksena.

Sovita allekirjoitus aloitukseen. Jos kirjoitit "Dear Mr Chen", lopeta "Best regards" tai "Sincerely". Jos kirjoitit "Hi Anna", "Best" tai "Thanks" on luontevampi. Aloitus ja lopetus kuuluvat samaan rekisteriin, ja yhteensopimaton pari luetaan huolimattomuudeksi.

Oikoluku on osa viestiä

Kirjoitusvirheet ja kielioppivirheet tekevät enemmän vahinkoa ammattimaisessa sähköpostissa kuin melkein missään muualla, koska lukijalla ei ole muuta signaalia pätevyydestäsi. Sähköposti, jossa on kolme virhettä ensimmäisessä kappaleessa, luetaan hätäisesti tai huolimattomasti kirjoitetuksi, vaikka sisältö olisi erinomaista.

Oikolue jokainen sähköposti ennen lähettämistä, myös kahden rivin vastaus. Lue se kerran merkityksen vuoksi ja tarkista, että sanoit sen, mitä tarkoitit. Lue se toisen kerran tekniikan vuoksi: oikeinkirjoitus, välimerkit, subjektin ja predikaatin kongruenssi. Ääneen lukeminen paljastaa virheet, joiden yli silmäsi hyppäävät, koska aivosi täyttävät sen, mitä ne odottavat näkevänsä.

Kiinnitä erityistä huomiota sanoihin, jotka on helppo sekoittaa. "Their", "there" ja "they're". "Your" ja "you're". "Its" ja "it's". Nämä ovat virheitä, jotka paljastavat kirjoittajan huolimattomuuden kaikkein selvimmin, koska oikolukuohjelma ei tunnista niitä.

Yksi käytännöllinen tapa: jos sähköposti on tärkeä, kirjoita se, jätä se kymmeneksi minuutiksi ja palaa sitten takaisin. Etäisyys tekee virheet näkyviksi. Jos kirjoitat englanniksi vieraana kielenä, tämä on myös hetki tarkistaa jokainen fraasi, josta et ole täysin varma, sen sijaan että toivoisit sen olevan oikein.

Tämän artikkelin fraasit ja rakenteet muuttuvat automaattisiksi toiston kautta, ja toistoa keskustelu antaa sinulle juuri sopivasti. Tutoro järjestää kirjoitus- ja sanastoharjoituksia chatissa opettajan kanssa, joka korjaa sinua sitä mukaa kun edistyt, joten sähköpostiin tarvitsemasi fraasit harjoitellaan luontevassa vuorovaikutuksessa sen sijaan, että ne opeteltaisiin ulkoa listasta. Se sopii huonommin sellaiselle, joka haluaa muodollisen kielioppikäsikirjan tai kirjoituskurssin, jossa saa pitkän esseen palautetta, ne hoituvat paremmin ihmisopettajan tai erillisen kirjoitustyökalun avulla.

Malli, jota voit käyttää uudelleen

Tässä on kokonainen rakenne, jota voit soveltaa melkein mihin tahansa ammattimaiseen sähköpostiin. Se ei ole sanasta sanaan kopioitava käsikirjoitus, vaan runko, joka pitää sinut raiteilla.

Otsikko: Lyhyt, täsmällinen tiivistelmä verbin kanssa.

Aloitus: Yksi rivi tervehdystä tai kuittausta, tai suoraan asiaan, jos olet keskellä ketjua.

Tarkoitus: Kerro ensimmäisessä lauseessa, miksi kirjoitat.

Runko: Tarvittava tausta tai yksityiskohdat, rajattuna siihen, mitä lukija tarvitsee.

Toimenpide: Se konkreettinen asia, jonka tarvitset lukijalta, selkeästi ilmaistuna.

Allekirjoitus: Lopetus, joka vastaa suhteen muodollisuutta.

Tässä sama rakenne oikeassa esimerkissä, kokouksen jälkeiseen yhteydenottoon.

Otsikko: Muistiinpanot tiistain aloituskokouksesta

Hei Anna

Kiitos tuotteliaasta kokouksesta tiistaina. Kirjoitan jakaaakseni ne toimenpiteet, joista sovimme.

Liitteenä on yhteenveto päätöksistä ja kunkin kohdan vastuuhenkilöistä. Kaksi avointa kysymystä ovat julkaisupäivä ja ensimmäisen vaiheen budjetti.

Voisitko käydä läpi liitteenä olevan yhteenvedon ja kertoa ajatuksesi julkaisupäivästä perjantaihin mennessä?

Ystävällisin terveisin,
Marco

Huomaa, mitä tämä sähköposti ei tee. Se ei kysy, mitä Annalle kuuluu. Se ei pyydä anteeksi hänen aikaansa. Se ei käytä yhtäkään edistynyttä sanaa. Se kertoo tarkoituksen, antaa taustan, pyytää yhtä konkreettista toimenpidettä ja lopettaa. Siinä on koko taito, ja se on opittavissa.

Jos haluat rakentaa itseluottamusta ennen oikeiden sähköpostien lähettämistä, samoja rakenteita voi harjoitella keskustelussa. Pyynnön luonnostelu, palautteen kuuleminen sanamuodosta ja uudelleenkirjoittaminen on juuri sellaista vuorovaikutusta, joka saa fraasit jäämään mieleen. Tutoro tarjoaa sinulle tämän kierron ilman oikean vastaanottajan painetta, ja heikot fraasit, joiden kanssa kamppailet, palaavat myöhemmin keskustelussa eivätkä kertausnäytöllä.

Usein kysytyt kysymykset ammattimaisesta sähköpostista

Kuinka muodollinen sähköpostini pitäisi olla?

Sovita se henkilöön, jolle kirjoitat. Ensikontaktissa tai esihenkilölle käytä "Dear" + titteli ja sukunimi ja lopeta "Best regards". Kun hän vastaa rennommin, peilaa hänen tasoaan. Turvallisin sääntö on aloittaa hieman muodollisempana kuin luulet tarvitsevasi ja säätää sitten alaspäin. Liian rennosta on vaikeampi palata kuin hieman muodollisesta.

Entä jos en tiedä vastaanottajan nimeä?

Käytä rooliin perustuvaa tervehdystä: "Dear Hiring Manager", "Dear Customer Service Team", "Dear Sir or Madam". Vältä "To whom it may concern", jota pidetään nykyään laajalti vanhentuneena. Etsi nimi ensin, jos se on mitenkään mahdollista. Nopea haku yrityksen verkkosivuilta tai LinkedInistä löytää usein oikean henkilön, ja nimetty sähköposti saa paremman vastauksen.

Pitäisikö minun käyttää supistuksia kuten "I'm" ja "don't"?

Kyllä, useimmissa nykyaikaisissa työsähköposteissa. Supistukset luetaan luonteviksi ja ystävällisiksi, eivät epäammattimaisiksi, ja niiden välttäminen kokonaan saa tekstin kuulostamaan jäykältä. Poikkeus on hyvin muodollinen kirjeenvaihto, kuten oikeudellinen asia tai valitus, jossa täydet muodot ovat turvallisempia. Arkisessa työsähköpostissa supistukset ovat täysin hyväksyttäviä.

Kuinka pitkä ammattimaisen sähköpostin pitäisi olla?

Tarpeeksi pitkä asian esittämiseen, tarpeeksi lyhyt lukijan huomion pitämiseen. Useimmat ammattimaiset sähköpostit hoituvat kolmessa, viidessä lyhyessä kappaleessa. Jos huomaat kirjoittavasi paljon enemmän, sähköposti sisältää todennäköisesti kaksi tai useampia erillisiä asioita. Jaa se kahtia tai varaa puhelu. Pitkä sähköposti on usein merkki siitä, että väline on väärä viestille.