Cara Bertanya dalam Bahasa Inggris di Tempat Kerja Tanpa Terkesan Kasar atau Ragu

Kenapa bertanya di tempat kerja terasa lebih sulit dari yang sebenarnya

Sebagian besar kursus bahasa Inggris memperlakukan pertanyaan sebagai unit tata bahasa: urutan kata, question tag, kata kerja bantu. Kamu belajar menyusunnya dengan benar, lalu dianggap selesai. Padahal bertanya di tempat kerja tidak sama dengan bertanya di ruang kelas, karena taruhannya bersifat sosial, bukan gramatikal.

Saat kamu bertanya kepada rekan kerja, ada dua hal yang kamu lakukan sekaligus. Kamu meminta informasi, dan kamu juga memberi sinyal tentang hubungan kalian: bahwa kamu menghargai waktunya, bahwa kamu sudah berpikir dulu, bahwa kamu tidak melempar pekerjaan kepadanya. Kalau tata bahasanya benar tapi sinyalnya salah, pertanyaannya tetap gagal.

Peneliti pragmatik menyebut ini perbedaan antara makna lokusioner dan ilokusioner: apa yang dikatakan kata-kata versus apa yang sebenarnya sedang dilakukan penuturnya. Pertanyaan seperti "Do you have the file?" secara tata bahasa adalah pertanyaan ya/tidak, tetapi dalam rapat biasanya berarti permintaan untuk mengirim file itu. Penutur asli langsung menangkap daya ilokusioner ini. Pelajar yang menganggapnya sebagai pertanyaan literal sering bingung ketika rekannya hanya menjawab "yes" lalu tidak melakukan apa-apa. Perbedaan ini berasal dari teori tindak tutur yang dikembangkan J.L. Austin, yang memisahkan apa yang dikatakan sebuah kalimat dari apa yang dilakukannya.

Itulah sebabnya pertanyaan "cara bertanya dalam bahasa Inggris di tempat kerja" layak dibahas lebih dari sekadar daftar frasa. Keterampilannya adalah membaca situasi dan menyesuaikan bentuk pertanyaan dengan situasi itu.

Langsung atau tidak langsung: bentuk mana yang lebih tepat?

Bahasa Inggris punya dua cara besar untuk meminta sesuatu. Pertanyaan langsung menyatakan permintaan secara terang-terangan: "When is the deadline?" Pertanyaan tidak langsung membungkus permintaan itu dalam kerangka: "Could you tell me when the deadline is?" Keduanya benar secara tata bahasa. Tidak ada yang kasar dengan sendirinya. Pilihannya bergantung pada siapa yang kamu tanya dan seberapa besar beban permintaan itu bagi mereka.

Prinsip umumnya sederhana. Semakin besar permintaannya, atau semakin jauh perbedaan statusnya, semakin tidak langsung kamu sebaiknya bertanya. Meminta detail kecil kepada rekan setingkat bisa langsung. Meminta manajermu menjelaskan ulang keputusan yang memengaruhi proyekmu sebaiknya tidak langsung, karena versi langsungnya bisa terdengar seperti tantangan.

Perhatikan apa yang dilakukan pertanyaan tidak langsung secara tata bahasa. Urutan katanya berubah dari bentuk pertanyaan menjadi bentuk pernyataan: "when is the deadline" menjadi "when the deadline is". Inilah kesalahan paling umum yang dilakukan pelajar saat mencoba terdengar sopan. Mereka menambahkan kerangka sopan tapi tetap mempertahankan urutan kata pertanyaan di dalamnya, sehingga menghasilkan "Could you tell me when is the deadline?", yang terdengar janggal di telinga penutur asli.

Berikut permintaan yang sama dalam tiga tingkat kelangsungan:

• Langsung: "When is the deadline?"
• Lebih lunak: "Do you know when the deadline is?"
• Tidak langsung: "I was wondering if you could tell me when the deadline is."

Ketiganya sama-sama mendapat jawaban. Yang ketiga paling sedikit membebani lawan bicara karena membingkai permintaan sebagai rasa penasaran, bukan tuntutan. Gunakan bentuk ini ketika jawabannya mungkin canggung, ketika kamu bertanya kepada orang yang lebih senior, atau ketika kamu menyela.

Tata bahasa kesopanan yang benar-benar penting

Kesopanan dalam bahasa Inggris sebagian besar soal jarak. Semakin banyak jarak gramatikal yang kamu letakkan antara dirimu dan permintaan itu, semakin sopan bunyinya. Ini bukan kebetulan budaya; ini fitur sistematis bahasa yang sudah dipetakan luas oleh para linguis. teori kesopanan tentang tindak tutur yang mengancam muka dari Brown dan Levinson menjelaskan alasannya: bentuk tidak langsung melindungi kebebasan lawan bicara untuk menolak, dan itulah yang kita rasakan sebagai rasa hormat.

Tiga alat melakukan sebagian besar pekerjaannya:

Bentuk lampau. "I wanted to ask" lebih sopan daripada "I want to ask", karena bentuk lampau berpura-pura bahwa permintaan itu sudah terjadi di masa lalu dan karenanya kurang mendesak. Ini memberi ruang bagi lawan bicara untuk menolak tanpa terasa seperti tuntutan langsung.

Modal. "Could", "would", dan "might" melunakkan permintaan dengan membuatnya bersyarat. "Could you send the report?" menyiratkan "kalau tidak terlalu merepotkan", meskipun kata-kata itu tidak diucapkan.

Kerangka negatif. "You couldn't possibly send that today, could you?" lebih sopan daripada "Can you send that today?", karena mengandaikan jawabannya mungkin tidak dan memberi lawan bicara jalan keluar yang mudah.

Satu peringatan. Menumpuk ketiganya sekaligus menghasilkan kalimat yang terdengar cemas, bukan sopan: "I was just wondering if you might possibly be able to..." terlalu dilembutkan. Pilih satu atau dua alat saja, jangan semuanya. Kesopanan yang terdengar seperti hafalan dibaca sebagai ketidakpercayaan diri, dan di tempat kerja, ketidakpercayaan diri justru hal yang ingin kamu hindari.

Cara bertanya dalam bahasa Inggris di tempat kerja saat kamu melewatkan sesuatu

Pertanyaan tersulit di tempat kerja bukanlah yang berani. Justru yang kecil dan berulang: meminta orang mengulang ucapannya, atau mengakui bahwa kamu tidak mengikuti satu poin dalam rapat. Pelajar menghindari pertanyaan seperti ini karena terasa seperti pengakuan kegagalan. Kenyataannya justru sebaliknya.

Rekan kerja yang bertanya "Sorry, could you say that last part again?" sedang menunjukkan bahwa dia memperhatikan dan peduli untuk memahaminya dengan benar. Rekan yang mengangguk lalu mengirim pekerjaan yang salah justru yang merusak kepercayaan. Meminta pengulangan adalah sinyal kompetensi, bukan sinyal kelemahan, dan pilihan katanya harus mencerminkan kepercayaan diri itu.

Berikut bentuk-bentuk yang berhasil, dari yang paling ringan sampai paling eksplisit:

• "Sorry, I missed that last point. Could you repeat it?"
• "Just to make sure I have this right, the report goes out on Friday?"
• "I didn't quite catch the name. Could you spell it?"

Bentuk kedua sangat berguna karena bahkan tidak meminta pengulangan. Bentuk ini menyatakan ulang apa yang kamu duga kamu dengar dan membiarkan orang lain mengoreksinya. Ini disebut pertanyaan konfirmasi, dan ini cara paling murah untuk memastikan pemahaman dalam rapat, karena beban mengoreksi ada pada pembicara, bukan pada kamu.

Melatih bentuk-bentuk ini dengan suara keras lebih penting daripada menghafalnya, karena penyampaian yang percaya diri adalah separuh dari sinyalnya. Membaca frasa dari daftar dan mengucapkannya dalam rapat adalah dua keterampilan yang berbeda. Mengucapkan pertanyaan itu dengan lantang, mendengar dirimu sendiri mengatakannya, dan menyesuaikannya sampai terdengar alami adalah langkah yang paling sering dilewatkan pelajar.

Di sinilah format latihan mengubah hasilnya. Daftar frasa sopan hanya berguna sekitar satu minggu. Yang benar-benar membangun keterampilan adalah memproduksi pertanyaan dalam percakapan nyata, di mana seseorang menjawab dan kamu merespons. Tutoro menjalankan pelajarannya sebagai percakapan, bukan kuis, jadi kamu berlatih bertanya dan menjawab di dalam sebuah utas bersama tutor bahasa Inggris AI, bukan dengan menerjemahkan kalimat di lembar kerja. Ini cocok untuk pelajar yang sudah menguasai aturannya dan butuh tempat untuk menggunakannya berulang kali tanpa ada rekan kerja manusia yang mengawasi. Kurang cocok untuk orang yang hanya ingin penjelasan tata bahasa tanpa latihan berbicara.

Contoh kalimat untuk lima situasi yang paling sering kamu hadapi

Sebagian besar pertanyaan di tempat kerja masuk ke dalam sedikit situasi yang berulang. Punya satu contoh kalimat yang andal untuk tiap situasi sudah menutupi mayoritas kebutuhanmu.

1. Meminta klarifikasi dalam rapat. "Could you say a bit more about how that affects our timeline?" Kata kuncinya adalah "our", yang menandakan kepentingan bersama, bukan kebingungan pribadi.

2. Meminta orang senior mempertimbangkan ulang. "I understand the reasoning. Would it be worth checking whether the client has a preference?" Ini memisahkan keputusan dari pribadi orangnya, sehingga terbaca sebagai kolaborasi, bukan tantangan.

3. Meminta bantuan untuk sebuah tugas. "I've tried the standard approach and I'm stuck on the formatting. Do you have ten minutes to look at it?" Membuka dengan apa yang sudah kamu coba adalah faktor terbesar apakah permintaan itu diterima dengan baik. Ini menunjukkan bahwa permintaanmu adalah langkah terakhir, bukan langkah pertama.

4. Menanyakan tenggat waktu. "Is Friday still the target for the report, or has that shifted?" Pilihan "or" membuat orang mudah menjawab dengan jujur, karena kamu sudah menawarkan kemungkinan bahwa ada perubahan.

5. Meminta izin menyela. "Sorry to jump in, can I ask a quick question on that?" Permintaan maafnya bukan untuk bertanya, melainkan untuk gangguan itu sendiri, yang memang perlu diakui.

Yang menghubungkan kelimanya adalah tidak ada satu pun yang meminta orang itu membenarkan dirinya sendiri. Masing-masing membingkai pertanyaan sebagai masalah bersama atau langkah pencarian fakta yang netral. Pembingkaian itulah, lebih dari kata mana pun, yang membuat pertanyaannya diterima dengan baik.

Apa yang harus dilakukan setelah bertanya

Pertanyaan hanyalah separuh dari percakapan. Apa yang kamu lakukan dengan jawabannya menentukan apakah pertanyaan berikutnya akan mendapat respons yang baik. Pelajar yang bertanya dengan jelas dan sopan lalu diam setelah dijawab justru menyia-nyiakan kesopanan itu.

Respons minimalnya adalah pengakuan yang menunjukkan kamu memproses jawabannya, bukan sekadar mendengarnya. "That makes sense, thanks" sudah cukup. Lebih baik lagi dengan mengulang singkat: "So the report goes out Friday even if the data is incomplete. Got it." Ini menutup lingkaran dan membuktikan bahwa pertanyaanmu layak menyita waktu orang lain.

Ada juga pertanyaan yang sebaiknya tidak diajukan. Sebelum bicara, jalankan satu tes cepat: apakah ini sudah pernah diberitahukan kepadaku, dan bisakah aku menemukannya sendiri dalam waktu kurang dari dua menit? Pertanyaan yang lolos tes ini akan dijawab dengan senang hati. Pertanyaan yang gagal, apalagi jika sering diulang, akan melatih rekan kerja untuk menganggap pertanyaanmu sebagai gangguan. Cara tercepat untuk didengar adalah menjadi orang yang hanya bertanya ketika bertanya memang jalur yang efisien.

Satu pola lagi yang layak dipelajari adalah pertanyaan lanjutan. Pertanyaan terbaik di tempat kerja jarang berupa satu kali tukar, melainkan sebuah rangkaian. "Could you say more about that?" setelah sebuah jawaban adalah cara kamu bergerak dari informasi permukaan ke hal yang benar-benar mengubah pekerjaanmu. Sebagian besar pelajar berhenti di jawaban pertama karena lega pertanyaannya berhasil. Pertanyaan lanjutan justru tempat nilai sesungguhnya berada.

Keterampilan yang dijelaskan artikel ini dihasilkan, bukan dihafal, dan di situlah sebagian besar sumber belajar berhenti membantu. Tutoro memberimu lawan bicara yang mendengarkan pertanyaanmu dan menjawabnya, lalu mengajukan pertanyaannya sendiri, sehingga percakapan berjalan dua arah seperti di tempat kerja. Tutornya berspesialisasi di bidang berbeda, termasuk percakapan dan bahasa Inggris bisnis, jadi kamu bisa melatih contoh kalimat di atas dalam utas yang realistis sebelum memakainya pada rekan kerja.

Ini tidak cocok untuk orang yang menginginkan buku referensi tata bahasa, bukan mitra bicara.

Pertanyaan yang sering diajukan